Een succesvolle AFAS implementatie met nieuw bestelportaal
In mei heb ik een mooi AFAS implementatie project afgerond bij een non-profitorganisatie in de publieke sector, waarbij we een nieuw, gebruiksvriendelijk bestelportaal in AFAS hebben geïmplementeerd. Het doel was helder: het bestelproces eenvoudiger, efficiënter en intuïtiever maken voor medewerkers, zodat aanvragen sneller en met minder fouten verwerkt kunnen worden.
Beginnen bij het proces
Een succesvolle AFAS implementatie begint niet bij de techniek, maar bij het begrijpen van de manier waarop mensen werken. Daarom hebben we eerst de verschillende bestel- en goedkeuringsprocessen in kaart gebracht. Samen met stakeholders en gebruikers hebben we bepaald welke workflows nodig waren om de verschillende situaties binnen de organisatie optimaal te ondersteunen.
Door deze processen vooraf scherp te definiëren, ontstond een solide basis voor de inrichting van het nieuwe portaal.
Vertaling naar AFAS implementatie
Na de ontwerpfase hebben we de workflows ingericht binnen de AFAS implementatie. Daarbij lag de focus niet alleen op functionaliteit, maar vooral op gebruiksgemak. Het portaal moest logisch aanvoelen voor de eindgebruikers en tegelijkertijd de organisatie ondersteunen met de juiste controles en autorisaties.
De uitdaging zat in het vinden van de juiste balans tussen standaardisatie enerzijds en flexibiliteit anderzijds.
Samen testen en verbeteren
Een belangrijk onderdeel van het AFAS implementatie project was het actief betrekken van gebruikers. Met vertegenwoordigers uit verschillende onderdelen van de organisatie hebben we de nieuwe werkwijze uitgebreid getest.
Deze gebruikerssessies leverden waardevolle inzichten op. Door feedback direct te verwerken konden we de gebruikerservaring verder verbeteren en ervoor zorgen dat het portaal daadwerkelijk aansloot bij de dagelijkse praktijk.
Voorbereiden op de livegang
Techniek alleen maakt een implementatie niet succesvol. Adoptie door gebruikers is minstens zo belangrijk. Daarom hebben we voorafgaand aan de livegang diverse trainingen verzorgd. Hiermee kregen medewerkers niet alleen inzicht in de nieuwe werkwijze, maar ook het vertrouwen om er direct mee aan de slag te gaan.
Resultaat
Heeft vanaf dag één alles perfect gewerkt? Nee, natuurlijk niet. Bij dit soort veranderingen ontdek je na de livegang altijd nieuwe inzichten, aanvullende wensen en verbeterpunten die vooraf niet volledig zichtbaar waren.
Waar ik wel trots op ben, is dat er nu een veel betere basis staat. Een basis die aansluit op de processen van de organisatie, beter wordt geaccepteerd door gebruikers en tegelijkertijd ruimte biedt voor verdere doorontwikkeling. Juist door gebruikers vanaf het begin te betrekken bij een AFAS implementatie, te testen en te trainen, hebben we een fundament neergezet waarop we de komende periode stapsgewijs kunnen blijven verbeteren.
Voor mij opnieuw een bevestiging dat succesvolle digitalisering niet draait om een perfecte livegang, maar om het realiseren van duurzame verandering. De combinatie van proces, techniek én mensen maakt bij een AFAS implementatie uiteindelijk het verschil.
