Toen Maarten begon waren de processen onvoldoende ingericht op een efficiënte en geautomatiseerde manier van werken. Vooral het verwerken van inkoopfacturen vroeg nog veel handmatig werk, omdat de bestaande verplichtingenmodule niet overal op dezelfde manier werd gebruikt.
Samen met Inge en haar team ging Maarten aan de slag. Hij verdiepte zich in de praktijk, sprak met collega’s uit de regio’s en bracht precies in kaart waar de knelpunten zaten. “Het probleem moest worden aangepakt bij de bron”. Niet alleen binnen de administratie, maar in de hele keten van inkoop tot boekhouding.
Wat begon als een optimalisatie van de factuurverwerking mondde uit in het verbeteren van het gehele inkoopproces, met nadruk op de verplichtingenadministratie.
De inkoopmodule werd gebruiksvriendelijker ingericht en deels geautomatiseerd, waardoor collega’s opdrachten eenvoudiger en foutloos konden vastleggen. Parallel werd e-facturatie geïmplementeerd, waarmee facturen digitaal en automatisch worden verwerkt.
De verandering ging verder dan techniek alleen. Medewerkers kregen training en begeleiding, en alle nieuwe werkwijzen werden vastgelegd in een centrale kennisbank. Daardoor is de kennis nu geborgd en kunnen nieuwe collega’s direct goed van start.
