Overleven na een ERP-crash, wat CFO’s écht onthouden van de frontlinie
ERP-implementaties. We kennen allemaal de succesverhalen: strak op tijd, binnen budget, alles volgens plan. Maar laten we eerlijk zijn: dat is eerder de uitzondering dan de regel.
Tijdens de Agium Future CFO Summit mocht ik (Ernst Berkhout) samen met een groep van negentien CFO’s en Finance leaders in de spiegel kijken van zo’n scenario dat we liever vermijden: een ERP-crash. Geen theorie, geen consultantslides, maar een praktijkcase waarin alles wankelt. Wat doe je dan als CFO? Hoe blijf je staan als de grond onder je voeten wegzakt?
Wat me opviel? Hoe herkenbaar de situatie voor iedereen was. Niet alleen voor degenen die het al eens hebben meegemaakt, maar ook voor diegenen die zich realiseerden: dit kan ons ook gebeuren.
Een van de lessen was dat een ERP-crisis zelden alleen een technisch probleem is; het gaat altijd over mensen.
Key-users krijgen door hun betrokkenheid in het project, maanden om te wennen aan het nieuwe systeem. Bouwen mee, oefenen, geven feedback.
Maar de rest van de organisatie? Die krijgen vlak voor de start een training en worden vervolgens geacht om van de ene op de andere dag de nieuwe manier van werken te adopteren.
En dan begint het: terwijl de organisatie denkt dat ze succesvol live zijn gegaan is de werkelijkheid anders: medewerkers zitten gevangen tussen twee werelden. En onder druk? Dan grijpen we terug naar wat we kennen. Excel-sheets komen weer uit de la, oude procedures sluipen er weer in en controles worden omzeild. Niet uit onwil, maar uit reflex.
En juist hierdoor raken organisaties de grip kwijt en dit gebeurt vaker dan iedereen denkt.
Wat mij raakte in deze sessie was het besef dat er in zo’n moment van crisis vaak iets fundamenteels gebeurt in de organisatiecultuur. Iedereen wil de boel draaiende houden. Verkoop wil door, logistiek moet leveren. Degene die het hardst roept, krijgt meestal z’n zin. Procedures worden verruimd, autorisaties losgelaten, de normale checks & balances verdwijnen. Korte termijn overleven wint het van lange termijn beheersing en de rekening hiervan komt achteraf: voorraden kloppen niet meer, de administratie verliest het overzicht en facturen worden niet meer verstuurd. Chaos.
Juist daar ligt een cruciale rol voor de CFO. Durf je, ook als de druk maximaal is, koersvast te blijven? Durf je te kiezen voor wat écht belangrijk is, ook als dat betekent dat je tijdelijk op de rem moet staan? Of laat je je meesleuren in de dynamiek van ‘alles moet nu door’?
Een ander inzicht uit het gesprek: timing is alles. Toch zien we keer op keer dat livegangen worden gepland op het moment dat het eigenlijk niet past. Net na de jaarwisseling, want dat is administratief overzichtelijk, zonder gebroken boekjaar. Of juist vlak voor de zomer, zodat er in de rustige maanden tijd is om te finetunen. In ieder geval bij voorkeur niet tijdens het hoogseizoen van de business. De teams presteren dan al op hun top van kunnen om de normale bedrijfsvoering goed te laten lopen en verstoring hiervan door en systeem dat nog niet werkt of nog onwennig is kan grote operationele en financiële gevolgen hebben.
Maar hoe vaak wordt er écht gekeken naar de impact op de operatie? Hoe vaak vragen we ons af: Wat is voor de business het goede moment?
Wat me bijblijft van deze ronde-tafel? Dat dit soort verhalen te weinig gedeeld worden. We weten allemaal hoe kwetsbaar digitale transformaties zijn, maar de missers houden we graag binnenskamers. Terwijl juist het delen van ervaringen, ook van wat níet goed ging, ervoor zorgt dat we beter voorbereid zijn en veerkrachtiger worden.
Want groeien doe je niet als alles op rolletjes loopt. Groeien doe je in de momenten dat het schuurt. En dan is het de kunst om samen te blijven staan.
Wil je verder praten over hoe je als CFO grip houdt op digitale transformaties, of benieuwd hoe anderen het aanpakken? Laten we daar eens een goed gesprek over voeren.
Ernst Berkhout
Lead consultant Systeem Implementaties
