Het Lean Huis toegelicht

Veel mensen kennen Lean als een methode of een set tools om processen te optimaliseren. Vaak hoor je ook nog wel dat het de bedoeling is om verspillingen te voorkomen. Dat er nog een hele wereld om heen zit, kent of weet men vaak niet. Om Lean succesvol te laten zijn, moet je echter verder kijken dan alleen het te optimaliseren proces en de tool waarvan je op dat moment denkt dat die werkt. Hoe zorg je er nu voor dat de gekozen aanpak beklijft?

Bij de start van een project, maak ik vaak gebruik van het Lean-Huis. Het Lean-Huis maakt inzichtelijk hoe een organisatie moet zijn opgebouwd. Het Lean-Huis bestaat uit een aantal elementen.

In de begin periode onderzoek ik of en in welke mate de elementen aanwezig zijn binnen de organisatie, de afdeling of het team. Alle elementen moeten aanwezig zijn om Lean te laten slagen. Voor nu richt ik mij op het fundament van het Lean-Huis: de doelen.

De doelen van de organisatie, de afdeling of het team moeten bij alle medewerkers bekend zijn. Alleen als het doel bekend is, kun je ervoor zorgen dat medewerkers dezelfde kant op gaan en een hechte team gaan vormen. Als de doelen niet bekend zijn of (erger nog) de doelen er niet zijn, stort het Lean-Huis in. Het is net een écht huis. Als een huis waar wij in wonen geen goede fundering heeft, gaat het na verloop van tijd verzakken of erger nog, het stort in. Ik merk dat bij veel bedrijven het doel niet duidelijk is en soms zelfs ontbreekt. Laat staan dat het doel dermate uitdagend is, dat het moeilijk is te realiseren, maar niet onmogelijk…

Het doel, wat voor de lange termijn moet zijn opgesteld, geeft richting en is bindend. Alle medewerkers committeren zich aan dat doel. Hierdoor gaan medewerkers niet lukraak zomaar iets doen. Alles wat ze doen, moet bijdragen aan het bereiken van het doel. Hiermee worden medewerkers een hecht team in plaats van een verzameling individuen die doen waarvan ze denken dat goed is.

Aan de doelen, koppel je vervolgens de belangrijkste KPI’s (Key Performance Indicatoren). Let erop dat je er niet teveel kiest. Drie tot vijf voor een proces is voldoende. Als je er teveel kiest, wordt het moeilijk focus te hebben en te houden. Gedurende de verandering kun je de resultaten tegen het doel afzetten wat voor de medewerkers weer motiverend is.

Dit vind ik erg belangrijk. Hoe mooi is het als je de droom, visie, doel(en) die je hebt met elkaar kunt visualiseren. Mijn advies is om dit altijd te doen en het daarna vooral groot en in kleur uit te printen en een prominente plek op de afdeling te geven. Plastificeer de visualisatie zodat alle medewerkers een exemplaar hebben en overal mee naar toe kunnen nemen. Hij of zij kan het op elk moment aan collega’s of andere geïnteresseerden uitleggen. Op die manier wordt de binding die iemand met het doel en met zijn collega teamleden heeft steeds sterker. Er ontstaat een gevoel van trots zijn op waar je met elkaar aan werkt. Dat werkt aanstekelijk en je zult zien dat je meer voor elkaar krijgt.

Natuurlijk ga je ook de resultaten op de KPI’s periodiek visualiseren. Doe dat niet alleen om het plaatje, maar bespreek de resultaten periodiek met alle betrokkenen en stuur bij op de afwijkingen die je ziet. Afwijkingen ga je veel sneller zien door het visueel te maken. Door er echt aandacht aan te geven en het te bespreken met elkaar ga je er ook van leren. Mede hierdoor ontstaat de cultuur van continue verbeteren die veel organisatie nastreven.

Als de visie, droom en doelen eenmaal helder zijn, kun je gaan bouwen aan de andere elementen van het Lean-Huis. Zoals al eerder gemeld, moeten alle elementen van het Lean-Huis aanwezig zijn. Dus denk niet dat je er met het hebben van het fundament al bent…

Wil je hier meer over weten? Neem dan vooral contact met me op!