Lees ook:
Sylvester Persoon, Agium Business Specialist, traint bedrijven in continu verbeteren (continuous improvement). Het resultaat? Optimaal functionerende financiële afdelingen die een duidelijke rol hebben in het behalen van de bedrijfsdoelstellingen. Bovendien leidt continu verbeteren tot meer betrokkenheid en werkplezier én minder ziekteverzuim. Op 16 juni vond er bij Agium een masterclass continuous improvement plaats. Eén van de klanten, Jacobs Douwe Egberts, vertelt wat dit hun organisatie heeft gebracht.
Jacobs Douwe Egberts (JDE) is de grootste koffiespeler ter wereld. Er werken bijna twintigduizend mensen, verdeeld over honderd landen. Duizend daarvan bekleden financiële functies. “We verkopen momenteel 4500 kopjes koffie per seconde en ons doel is dat dat er 5000 worden”, zegt Arjan Reinek. Hij is verantwoordelijk voor de Global Transactional Finance van JDE en de eerste spreker tijdens de masterclass.
Met zijn continuous improvement-team bekeek Reinek hoe hij de focus van de verschillende financiële afdelingen van intern naar extern kon verleggen. “De eerste stap daarin was centraal proces ownership’. Oftewel: wij in Nederland bepalen hoe de afdelingen wereldwijd werken”, zegt hij. “We dicteren welke systemen en applicaties we gebruiken en hoe informatie en data door de processen moet lopen.
Vervolgens wilden we meer grip krijgen op de extern uitbestede processen, of de processen die lokaal in één van onze landen uitgevoerd worden. Zo konden we voorheen niet controleren of en hoe bijvoorbeeld iemand uit Australië zich aan onze richtlijnen hield.” Mede daardoor en door de lage rente is de markt voor overnames een waar gekkenhuis. Waar de groei van de meeste bedrijven achterblijft – naar verwachting gemiddeld niet meer dan 1,7% – is die bij de vijf grootste techbedrijven juist enorm hoog. Een andere trend is de afnemende levensduur van bedrijven, mede veroorzaakt door de disruptieve bedrijfsmodellen van nieuwkomers die bestaande partijen uitdagen.
Projecten in de pijplijn
Het belangrijkste waar CFO’s mee te maken krijgen is de CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) van de Europese Commissie. Die verplicht grote bedrijven om vanaf 2023 niet alleen meer te rapporteren over hun financiële gezondheid, maar ook over de sociale en milieu-impact van het grootbedrijf.
Continuous improvement hielp JDE om de processen te structureren. Alle teams hebben nu steeds dezelfde doelstelling: steeds verder verbeteren. “We hebben nu een pijplijn van projecten die we kunnen uitvoeren en weten hoe die projecten door de organisatie lopen. Wat de opbrengsten zijn en hoe we verbeteringen wereldwijd kunnen uitrollen. Deze brede basis van mensen die verbeterideeën aanleveren is ontzettend belangrijk. Zo beklijven de uitkomsten van afzonderlijke projecten beter en daar doet het hele bedrijf haar voordeel mee. Komt een land met een idee, dan toetsen we dat en voegen we het vervolgens voor alle landen aan het proces toe”, aldus Reinek.
Maar hoe meet je vanuit Nederland of iedereen wereldwijd wel doet wat er is afgesproken? Reinek legt uit dat doorgevoerde verbeteringen moeten worden ingebed in bestaande processen. De controles daarop leiden soms tot nieuwe kpi’s, waarmee sturen mogelijk wordt. “Die voegen we toe aan ons global kpi deck, zodat mensen zich eraan blijven conformeren. Met name de continuïteit is moeilijk. Als we zien dat mensen zich niet meer houden aan de afspraak, dan kunnen we landen daarop aanspreken in de wekelijkse of maandelijkse call. En je hebt een goed plan nodig voor wat je doet als er wel iemand uit de pas loopt. De basis blijft ons standaard proces, al moeten we soms een uitzondering maken om te voldoen aan lokale, juridische verplichtingen.”
Niet direct de oplossing induiken
Amy Fuller maakt onderdeel uit van het team van Reinek en neemt het tweede deel van de JDE-presentatie op zich. Ze vertelt over haar ‘OCR-improvement project’. JDE ondervond dat gebruikers van de OCR-technologie bij het factureren alsnog veel handmatig moesten invoeren.
Door de continuous improvement-stappen te volgen, wist Fuller het aantal automatisch verwerkte facturen aanzienlijk te verhogen. “Continuous improvement dwingt je om niet direct met een oplossing te komen, maar eerst het probleem te definiëren en te analyseren, voordat je met een oplossing aan de slag gaat”, zegt ze. “Ook nodig je veel mensen uit, zodat zij vanuit verschillende invalshoeken mee kunnen denken over een gedefinieerd probleem.
Sylvester heeft ons geleerd de lean methode te gebruiken in de praktijk en hij fungeerde als klankbord bij onze projecten.” Het sluit ook aan bij de motivatietheorie die Daniel Pink omschreef in zijn boek Drive: the Surprising Truth About What Motivates Us. Er zijn drie intrinsieke elementen voor motivatie: autonomie, meesterschap en zingeving.
