Masterclass: belangrijke blunders en valkuilen bij een ERP-implementatie

De eerste keuze die je maakt binnen een ERP-implementatietraject – namelijk: je implementatiepartner – is misschien wel de allerbelangrijkste. Dat ondervond Thomas de Haas, controller bij technische groothandel Groot Techniek. “Toen we eenmaal kozen voor Microsoft Navision als systeem, gingen we gedetailleerd op zoek naar de beste leverancier.” Uiteindelijk ging Groot Techniek in zee met de grootste specialist van Nederland op dat gebied.

Gespecialiseerd of niet: iedere fase leverde uiteindelijk hoofdbrekens op. Van de diagnosefase tot aan de ondersteuning na livegang. “In de diagnosefase wilden we weten of we naar de cloud moesten, of op eigen servers konden blijven werken. Na onderzoek dat heel lang duurde concludeerden zij: jullie moeten Office 365 aanschaffen. Maar dat was geen antwoord op onze vraag.”

Fase voor fase doorloopt Thomas alle problemen waar ze samen met hun implementatiepartner tegenaan liepen. Van de ontwerpfase tot de implementatie. “We mochten niet afwijken van de standaard procestesten die waren ingericht: alle niet-standaard functionaliteit mochten we niet testen.”

Er bleek ook een enorme afstand tot de praktijk te bestaan. “Ze bleken helemaal niet te begrijpen hoe het er bij technische groothandels in de praktijk aan toeging. We hebben ze meermaals uitgenodigd om eens mee te lopen.” Zo’n bezoek bleef uit.

Uiteindelijk werd de livegang uitgesteld. Onder meer doordat er geen rekening was gehouden met het aanhouden van een ijzeren voorraad. En het meenemen van internationale btw-tarieven. Nota bene op een zondagmiddag in juli werd de livegang voorbereid, terwijl er die dag niemand beschikbaar was vanuit de ondersteunende partij, ondanks toezeggingen dat dit wel het geval zou zijn.

Nu staat er wel een stabiel ERP-systeem. “Het debiteurenbeheer was een dagtaak, maar is dat nu niet meer, terwijl ik de inkoopfacturen al volledig had geautomatiseerd. Er zit nu nog maar een halve FTE op de financiële operatie.”

Op zijn beurt brengt Gert-Jan Kroezen, business controller bij A. Vogel, door hem geleerde lessen voor het voetlicht. Opgedaan bij de specialist in zelfzorgproducten waar hij nu werkt, en tijdens eerdere ERP-implementaties. Een greep uit de adviezen van Gert-Jan.

“Toen ik in 1999 mijn eerste ERP-implementatietraject doorliep waren die lange dagen geen probleem. Maar nu, met een gezin, ziet die situatie er heel anders uit. Denk er dus goed over na voordat je instapt. Het vraagt wel veel van je.”

“Iedere consultant is zo goed als zijn of haar laatste project. Ik vraag altijd alles zes keer bij ze na en geloof ze op voorhand nooit. Dat is door de jaren heen wel een beetje mijn basishouding geworden. Maar nog nooit heb ik ook maar een beetje ruzie met ze gehad. Sterker de meeste consultants waren achteraf blij met mijn opstelling, dit hield hen ook scherp”

“Veel van je huidige processen passen, met enig maatwerk, in de processen en -tools binnen het nieuwe ERP-systeem. Uiteindelijk zijn veel van je processen niet zo uniek als dat je denkt. In het geval van een groothandel, pakken ze uiteindelijk allemaal een doos uit het magazijn en sturen deze op naar de klant.”

“Wij hebben de laatste keer bewust een externe projectleider aangenomen voor het ERP-traject. Die zou het de ERP-consultants veel moeilijker maken dan wij. Dat wisten we zeker. En dat heeft zich ook echt terugverdient.”

Tot slot gaat Directeur Agium Digital Wim Verheij in op dé tien blunders bij een ERP-implementatie.

1. Je gedraagt je als een kind in een snoepwinkel

“Sla over wat voor de hand ligt. Richt je in plaats daarvan op use cases en wat echt belangrijk is.”

2. Wacht totdat je geen kant meer op kunt

“Start bijtijds en neem de tijd. Begin niet pas wanneer de ondersteuning stopt; daar betaal je later weer de prijs voor.”

3. Je legt alle verantwoordelijkheid bij de leverancier neer

“Je bent zelf verantwoordelijk; het zijn jouw processen. Vraag ook alles uit! Jij hebt een informatiebehoefte, de leverancier houdt het voor zichzelf als je het niet vraagt.”

4. Het systeem ‘as is’ inrichten

“Als je doet wat je deed, krijg je wat je kreeg. Her-implementeer je alle oude processen in een nieuw systeem? Dan loop je op een later moment tegen dezelfde problemen aan.”

5. Je haakt niet alle stakeholdersgroepen aan

“Uiteindelijk raakt het systeem – bijna – alle organisatieonderdelen. Betrek daarom alle stakeholdersgroepen en doe dit tijdig.”

6. Óf er is totaal geen eigenaarschap in de top van het bedrijf, óf men bemoeit zich er te veel mee

“Idealiter betrek je de CFO erbij. Zorg er hoe dan ook voor dat er vertrouwen is in de product owner en het team.”

7. Je maakt een keuze zonder gedegen selectietraject

“Je krijgt vroeg of laat de rekening gepresenteerd wanneer je op de bonnefooi je systeem en leverancier uitkiest.”

8. Je denkt dat met een nieuw ERP-systeem je mensen zich anders gaan gedragen

“Fout. Een nieuw ERP-systeem kan wel dienen als een hefboom, om veranderingen mee teweeg te brengen. Maar het is geen breekijzer.”

9. Je kiest een implementatiepartner die jouw type organisatie niet kent.

“Ik word vaak pas ingeschakeld wanneer het kwaad al is geschied. Stel ook hiervoor in de selectiefase strenge vereisten op.”

10. Je wilt maatwerk zodat je bestaande processen in het nieuwe systeem passen.

“Je moet juist je werkprocessen aanpassen. Die vormen vaak het probleem van de laatste jaren.”