Wim Verheij en Marc Morgenland, beide business consultants bij Agium helpen opdrachtgevers bij digitale automatisering. Digitale transfomatie draait om het verbeteren en innoveren van de bedrijfsvoering, de financiële afdeling en en financieel-administratieve processen door middel van digitalisering en data. “Het draait altijd om de driehoek verbeteren van processen, verbeteren van je systemen/data en de mensfactor daarin,” legt Wim Verheij uit.
Digitalisering omvat verschillende vormen van digitaal werken om de bedrijfsvoering, besluitvorming, de financiële afdeling en processen te verbeteren. “Dat kan al met een hele goede Excel,” vindt Wim, “maar veel vaker gaat het om de integratie van allerlei toepassingen, bijvoorbeeld Sharepoint in combinatie met Excel, Outlook of de onderdelen van het Power Platform (zoals Power BI of Power Automate). Door processen te analyseren, bedenk je methoden om efficiënter te werken. We zorgen ervoor dat processen minder complex worden door te elimineren, simplificeren, standaardiseren en automatiseren. In het kort: ESSA.”
“Technologie en tooling helpen daarbij”, vult Marc hem aan. “Dat wat geautomatiseerd kan, wil je ook geautomatiseerd laten plaatsvinden. Daardoor hebben medewerkers tijd over voor complexere uitdagingen.”
Van automatisering naar digitalisering
De terminologie is de afgelopen jaren veranderd. Twintig jaar terug noemden we het automatisering, maar sinds tien jaar heet het digitalisering, een bredere term. Wim: “De manier waarop we tegen automatisering aankijken is de afgelopen jaren nogal veranderd. Zo’n 20 à 30 jaar geleden stopten we zoveel mogelijk functionaliteit in één applicatie: met een ERP-oplossing kon zo’n beetje alles. De afgelopen tien jaar zie je meer diversificatie van oplossingen: we willen nu de juiste oplossing voor een bepaald probleem kiezen en ervoor zorgen dat al die verschillende oplossingen goed samenwerken.”
Daarbij is het belang van data de afgelopen jaren groter geworden. Dankzij ontwikkelingen als analytics, RPA (Robotic Process Automation), AI (artificial intelligence) en machine learning kunnen we meer waardevolle informatie halen uit beschikbare data. Waar het bij automatisering nog ging om gegevens vastleggen en beschikbaar stellen, is digitalisering veelomvattender. Door data via digitale technieken te verrijken, haal je er echt informatie uit. Wim benadrukt: “De financiële functie blijft voor Agium het vertrekpunt, maar we hebben daarnaast kennis van de hele bedrijfsvoering en gebruiken ook niet-financiële data.”
Dienstenaanbod
Agium kijkt daarbij bewust naar de toekomst. Wim: “We beschikken over een krachtige tool, de ‘future and digital finance scan’, om de toekomst van de financiële functie te bepalen. We verkrijgen inzichten van diverse stakeholders in hun verwachtingen van de financiële functie. Dit vormt de basis waarop Agium werkt, en vervolgens kijken we naar de rol van digitalisering daarin.”
Naast consultancy biedt Agium ondersteuning bij pakketselectie en -implementatie. Data-analyse en dashboards worden ingezet om inzichten uit data te halen, zowel voor het verleden als de toekomst. Binnen smart automation worden low code en rpa ingezet om
oplossingen te bouwen om meer geautomatiseerd te doen. Low code applicaties worden gebruikt als er geen standaard applicatie is voor het bouwen van administratieve applicaties om processen te automatiseren.
opdrachtgevers
Opdrachtgevers die Agium helpt, zijn zowel private als publieke partijen: universiteiten, het havenbedrijf, gemeenten en bedrijven. Op basis van de toekomstblik op de financiële functie helpt Agium hen om te bekijken wat de vereisten zijn aan een nieuw systeem. Wim benadrukt: “We gaan verder dan alleen het analyseren van KPI’s; we kijken naar de business drivers en indicatoren die toekomstige veranderingen voorspellen. We bouwen complexe forecastingmodellen voor driver-based forecasting om te begrijpen wat er in de markt en de organisatie gebeurt en wat we daaruit kunnen leren.”
Een specifiek voorbeeld maakt duidelijk wat het werk van Wim en Marc inhoudt. Een handelsorganisatie had te maken met hoge voorraadniveaus en lage omloopsnelheden. En dus hoge kosten voor magazijnruimte. Ze wilden weten of ze de klantvraag beter konden voorspellen. Wim: “We hebben deze uitdaging aangenomen en via data mining patronen in de data geanalyseerd. Hoe zal de klantvraag zich ontwikkelen? Omdat de data niet accuraat was, moesten we statistieken gebruiken om inzicht te krijgen in de minimale en gemiddelde voorraadniveaus en optimale bestelhoeveelheden om de voorraad te verminderen.”
Een ander voorbeeld betrof een ziekenhuis. Een groep specialisten vroeg om een robot te bouwen die de verwijzingen van huisartsen kan interpreteren. Daar zijn specialisten nu veel tijd aan kwijt. “Met AI hebben we daar nu een goede oplossing voor gevonden. Uit het patiëntendossier halen we geanonimiseerd de verwijzingen en die halen we door een algoritme. Op basis van de zorgbehoefte, de symptomen en de duur doet de oplossing een voorstel voor een categorie. De specialist beoordeelt het, waarna er vervolgacties uit voortkomen, zoals een afspraak op de spoedpoli of een labonderzoek. Het heeft weinig met finance te maken, maar wel met de tijdsbesteding van de arts. Hoe zorgen we dat de arts de juiste dingen doet en dat de juiste verrichtingen worden gedeclareerd bij de zorgverzekeraars?”
Een derde voorbeeld betrof een brancheorganisatie voor werknemers met zware beroepen. “In slechts twee weken ontwikkelden we een smart automation applicatie die werknemers helpt om een aanvraag te doen voor een uitkering als ze eerder willen stoppen met werken,” vertelt Wim. “In korte tijd zetten we dan een volwaardige administratieve applciatie neer met een low code oplossing. Deze rekent bovendien de uitkering voor de medewerker en de vergoeding aan de werkgever uit en zorgt dat er op de juiste momenten wordt uitgekeerd.”
Wat onderscheidt Agium van IT-bureaus die applicaties ontwikkelen? Vooral het meedenken, vindt Wim. “Onze oorsprong zit in finance, daar zit ons onderscheidend vermogen. En we aarzelen niet om ook uitvoerend bij te dragen .” Marc vult hem aan: “IT-bureaus gaan niet naast de business controller zitten om uit te leggen hoe hij bepaalde inzichten kan vertalen naar de business. Dat is een belangrijk verschil.”
Wim Verheij studeerde bestuurlijke informatiekunde en werkte vervolgens als managementconsultant. Zes jaar terug startte hij bij Agium om naast voor detachering ook een propositie voor business consultancy te ontwikkelen.
Marc Morgenland werkt nu een jaar als senior business manager bij Agium. Hij raakte gefascineerd door data analyse toen hij de mogelijkheden ontdekte van Power BI en dashboarding. Hij begeleidt consultants bij opdrachtgevers.