Soms is een organisatieverandering doorgevoerd, maar moet er nog aan processen worden gesleuteld om de verandering daadwerkelijk tussen de oren te krijgen van de medewerkers. Dat was het geval bij Louwman, een familiebedrijf met bekendheid als importeur en dealer van diverse automerken. Van één georganiseerde financiële administratie per divisie stapte het moederbedrijf over naar One Accounting voor de hele organisatie. Sylvester Persoon van Agium zorgde voor structuur en introduceerde het procesgericht sturen. “We willen graag dat medewerkers er continu op gericht zijn om processen in het bedrijf te verbeteren,” legt Wouter Jelier van Louwman uit.
Wouter Jelier is Cluster Accountingmanager Digitale Transformatie bij Louwman. Hij is verantwoordelijk voor de digitale transformatie van de afdeling Accounting en voor ‘Toonaangevend in Finance’, een programma om de financiële functie van Louwman te verbeteren. Louwman bestaat uit verschillende divisies en is importeur voor Toyota, Lexus, Suzuki en BYD en dealer van bekende automerken als Lexus, Mercedes-Benz, Toyota, Peugeot, Suzuki, Mazda, Kia, Opel en smart. Ook heeft Louwman een care divisie die zich richt op mobiliteit, rolstoelen en scootmobielen voor mensen met een beperking. Naast vestigingen in Nederland heeft het familiebedrijf inmiddels ook vestigingen in Zweden en Tsjechië. Er werken zo’n 3.400 mensen.
De uitdaging
Een belangrijk doel van het programma Toonaangevend in Finance is om beter mee te bewegen met de snel veranderende wereld en om de organisatie van de financiële functie te vereenvoudigen. “Voordat we het programma draaiden, werkten we met 21 ERP-systemen”, vertelt Wouter. “Medewerkers werkten decentraal voor een divisie, werkmaatschappij of vestiging. Om daar verandering in te brengen, hadden we wel een nieuwe lijnstructuur bepaald, waardoor medewerkers op een andere plek binnen de organisatie zaten. We verminderden het aantal systemen en medewerkers kregen Lean trainingen. Toch veranderde hun manier van werken niet. Om die reden wilde ik toe naar een continu verbeterprogramma. Mijn vraag aan Sylvester was daarom: kun je ons helpen met het opzetten van een structuur waarmee we continu verbeteren en continu blijven nadenken hoe we waarde kunnen toevoegen?”
Brown paper-sessies
Sylvester Persoon is specialist Continu Verbeteren bij Agium en is dus goed thuis in procesverbeteringen en het veranderen van de manier van werken. Hij ging met de opdracht aan de slag. “Louwman is verdeeld in zes divisies, met daarbinnen verschillende werkmaatschappijen en vestigingen. Al voor mijn komst, twee jaar geleden, was ervoor gekozen om finance te centraliseren in een shared service center, One Accounting, om synergievoordelen te bereiken. De volgende stap was het verbeteren van de processen.”
Hij ging aan de slag met acht teams van ieder zo’n tien personen, waarmee hij zogeheten ‘brown paper-sessies’ hield. “Sinds november 2023 geven de teams met post-its aan hoe de processen nu lopen en waar de knelpunten zitten. Op die manier kunnen we processen concreet verbeteren. Dit moet onderdeel worden van hun dagelijks werk en managers moeten er op sturen. Het levert efficiëntere processen op waarin mensen geen tijd kwijt zijn aan onnodige dingen en meer rust en ruimte krijgen.”
En dat leverde ook al concreet geld op. “Zo kwamen we er bijvoorbeeld achter dat de post debiteuren bij een werkmaatschappij erg hoog was. Inmiddels is die geslonken tot een vijfde van het oorspronkelijke bedrag.” De komende tijd is Sylvester nog wel bezig met procesverbeteringen. “Het is nu februari en we zitten op 25%. Louwman is van oorsprong een familiebedrijf. Dat geeft een andere dynamiek dan een beursgenoteerde firma: medewerkers zijn aardig voor elkaar. Ik leg hen geen dingen op, maar houd hun ritme aan en help ze waar nodig.”
Van punt naar proces
Wouter ziet het effect van de aanwezigheid van Sylvester goed terug. “We hebben het leiderschapsteam van de boekhouders verantwoordelijk gemaakt voor het verbeterprogramma. Vaak kwamen zij met ‘puntoplossingen’, terwijl je moet kijken naar het effect op het hele proces. Sylvester is intrinsiek gericht op procesverbeteringen, waardoor medewerkers graag hun input delen. Ze zijn enthousiast om te vertellen over wat er beter kan, ook doordat ze zien dat er serieus wat mee wordt gedaan. Inmiddels zijn er 18 verbetervoorstellen afgerond en komen er elke week nieuwe ideeën bij.”
Ook met de samenwerking is Wouter dik tevreden. “Sylvester en ik zijn complementair aan elkaar. Ik bewaak de grote lijnen en geef aan welke kant ik op wil en Sylvester zorgt door procesaanpassingen dat het ook gebeurt. We werken echt agile en veranderen als iets niet werkt. Sylvester gaat zo snel als de organisatie aan kan. Hij gebruikt methoden en technieken die aansprekend zijn en waar we veel van leren.” Naast Sylvester werken er meerdere Agium-medewerkers bij Louwman.
Ook Sylvester is blij met de samenwerking: “Het vertrouwen dat je krijgt is heel fijn. Je draagt de verantwoordelijkheid voor de opdracht. De ene week ben ik hier vier uur, soms acht uur of soms twee dagen. Deze week heb ik elke dag wel iemand van Louwman gesproken. Alle afspraken op een dag plannen werkt in de praktijk gewoon niet; de agenda’s krijg je niet op elkaar afgestemd. Ik vind dat zelf een prettige manier van werken.”
Wat zijn volgens Wouter de volgende stappen voor Louwman? “Het creëren van een Center of Excellence: we willen experts worden op de inhoud. Een bekend model is ESSAR: elimineren, standaardiseren, simplificeren, automatiseren en robotiseren. We zitten nu bij de twee s’en in dit model. De volgende stappen zijn automatiseren en robotiseren. Op dat moment voer je zelf geen data meer in en wordt herhaalwerk door een systeem gedaan. Zover zijn we nog niet.”
