De jaarafsluiting. Voor veel organisaties hét moment waarop alles samenkomt. Deadlines vanuit wet- en regelgeving, verwachtingen van management en accountants én ondertussen draait de business gewoon door. Het is dan ook geen verrassing dat juist in deze periode de druk op finance flink toeneemt.
Maar waar zit die uitdaging precies? En belangrijker: hoe zorg je dat je deze fase niet alleen doorkomt, maar je jaarafsluiting ook echt onder controle hebt? We vroegen het aan twee financial controllers van Agium: Joshmar Doran en Lawand Elias.
Waarom de jaarafsluiting zo uitdagend is
De periode rond de jaarafsluiting is uitdagend doordat er meerdere factoren tegelijk spelen, iets wat interim financial controllers bij veel organisaties terugzien.
Zo herkennen zowel Joshmar als Lawand dat in deze periode alles samenkomt: operationele druk, externe deadlines en verwachtingen van stakeholders. Tegelijkertijd loopt de business door, waardoor finance eigenlijk twee ‘banen’ tegelijk heeft.
Lawand verwoordt dat treffend: “Alles moet tegelijk gebeuren. De deadlines zijn strak, er komt extra werk bij en de cijfers moeten ook nog eens volledig kloppen.” Daar komt nog iets bij: afhankelijkheden. Finance is vaak afhankelijk van andere afdelingen voor input. Als die informatie te laat of onvolledig binnenkomt, werkt dat direct door in de afsluiting.
Waar het in de praktijk misgaat
In theorie is de jaarafsluiting een logisch proces. In de praktijk gaat het daar vaak mis.
Een veelvoorkomende oorzaak is een gebrek aan structuur en voorbereiding. Denk aan onvolledige dossiers, achterstanden in de administratie of onduidelijke verantwoordelijkheden binnen teams, iets wat Joshmar regelmatig terugziet bij organisaties.
Daarnaast wordt de jaarafsluiting nog te vaak gezien als een eindproces, terwijl het in de praktijk een continu proces zou moeten zijn.
Ook Lawand herkent dit vanuit haar ervaring als interim professional: op veel afdelingen ontbreekt informatie of komt deze te laat binnen. In combinatie met gebrekkige afstemming tussen teams en fouten die later hersteld moeten worden, leidt dit tot onnodige vertraging.
Drie praktische tips voor een soepelere jaarafsluiting
Gelukkig is er veel winst te behalen. Dit zijn de belangrijkste adviezen van Joshmar en Lawand:
- Begin op tijd en werk met een duidelijke planning
Zorg voor een heldere closing planning met taken, deadlines en verantwoordelijkheden. Dit voorkomt onduidelijkheid en last-minute stress. - Houd je administratie het hele jaar ‘clean’
Een goede jaarafsluiting begint niet in december, maar in januari. Zorg dat maandafsluitingen op orde zijn, zodat je niet alles aan het einde hoeft recht te trekken. - Werk gestructureerd met checklists en, waar mogelijk, automatisering
Standaardisatie helpt enorm. Denk aan vaste checklists, controles en geautomatiseerde processen voor bijvoorbeeld journaalposten en reconciliaties. Dit vermindert fouten en bespaart tijd.
Hoe houd je overzicht in de drukte?
Structuur en communicatie zijn key.
Joshmar werkt met duidelijke prioriteiten op basis van impact en deadlines. Hij maakt gebruik van checklists en controlemechanismen om te zorgen dat niets wordt gemist en stemt proactief af met collega’s en externe partijen om vertraging te voorkomen.
Lawand houdt het praktisch door goed te plannen, prioriteiten te stellen en regelmatig te controleren of alles nog klopt en op schema ligt. Het klinkt simpel, maar juist deze discipline maakt het verschil tussen controle en chaos.
Tijdelijk extra slagkracht nodig?
De jaarrekeningperiode vraagt om snelheid, kwaliteit én controle. En juist dat is waar ervaren financial controllers het verschil maken. Joshmar richt zich op organisaties die behoefte hebben aan structuur en professionalisering binnen hun financiële processen van snelgroeiende bedrijven tot organisaties die tijdelijk capaciteit missen. Lawand is inzetbaar voor organisaties die ondersteuning zoeken bij de jaarafsluiting, meer structuur willen aanbrengen of simpelweg extra handen nodig hebben in een drukke periode.
Klaar voor een soepele jaarafsluiting?
Of het nu gaat om het op orde brengen van je administratie, het versnellen van je closing of het versterken van je team tijdens piekdrukte: met de juiste expertise maak je het verschil.
Bij Agium zorgen we dat finance niet alleen terugkijkt, maar vooruithelpt!
