Een nieuwe ERP implementatie is voor veel organisaties een complex en risicovol traject. Petra van den Broek, CFO van SPIE Nederland, deelde tijdens de podcast Today’s CFO: Changing the Game! haar ervaringen met het migreren van vijf losse ERP-systemen naar één geïntegreerd platform. Haar verhaal biedt waardevolle inzichten voor CFO’s die aan de vooravond staan van een digitale transformatie.
Van IT-project naar organisatiebreed verandertraject
Een van de eerste beslissingen binnen het ERP implementatie project bij SPIE, was om de ERP-implementatie níet te benaderen als een IT-project. In plaats daarvan werd het een organisatiebrede veranderopgave. Petra benadrukte hoe belangrijk het was om vanaf het begin medewerkers uit alle divisies te betrekken bij de ontwikkeling en inrichting van het systeem. Zo ontstond draagvlak én werd gezorgd dat het ERP-systeem écht aansloot op de praktijk.
Stapsgewijze ERP implementatie in plaats van Big Bang
SPIE koos bewust voor een gefaseerde uitrol. Deze aanpak bood twee belangrijke voordelen:
- Risicobeheersing: Door klein te beginnen en geleidelijk op te schalen, konden kinderziektes vroegtijdig worden opgelost zonder grote verstoringen te veroorzaken.
- Leren en bijsturen: Elke ERP implementatie fase leverde waardevolle inzichten op die in volgende fasen konden worden toegepast.
Hoewel deze aanpak meer tijd vergde, zorgde het ervoor dat de organisatie en het systeem in de juiste richting samen konden groeien.
Investeren in training en communicatie
Petra benadrukte het belang van goede, doorlopende training. Een eenmalige instructie is niet genoeg: juist na de livegang van de ERP implementatie zijn vervolgtrainingen essentieel om medewerkers verder vertrouwd te maken met geavanceerde functionaliteiten.
Ook communicatie speelde een cruciale rol in het succes. Door nieuwsbrieven, video-updates en regelmatige voortgangssessies bleef de hele organisatie betrokken. Dat zorgde voor transparantie én vertrouwen in het traject.
Standaardiseren waar mogelijk
Maatwerk bleek een valkuil die Petra koste wat kost wilde vermijden. “Alleen als iets écht niet anders kan, doen we maatwerk,” vertelde ze. Deze keuze voorkwam dat het systeem onnodig complex en duur werd, en maakte toekomstige updates eenvoudiger.
De actieve rol van de CFO
Petra’s betrokkenheid ging veel verder dan alleen het financiële domein. Ze bewaakte de roadmap, zorgde voor een nauwkeurige migratie van financiële data, en was sparringpartner voor directie en projectteams. Haar verhaal onderstreept dat een succesvolle ERP implementatie vraagt om actief en zichtbaar leiderschap vanuit finance.
Samengevat: vijf ERP implementatie lessen voor elke CFO
- Maak van je ERP implementatie een organisatieproject, geen IT-feestje.
- Implementeer gefaseerd en leer van elke stap.
- Investeer in herhaalde training en ondersteuning van gebruikers.
- Communiceer helder, open en regelmatig.
- Kies standaardisatie boven maatwerk waar mogelijk.
Agium – strategisch partner voor CFO’s
Als CFO sta je voor complexe uitdagingen. Van financiële transformatie en ERP implementatie tot het omgaan met nieuwe wet- en regelgeving, zoals de regelgeving rondom schijnzelfstandigheid. Agium biedt praktische oplossingen: ervaren interim-professionals, advies op maat via onze business consultancy en kennisdeling via de Agium Business School. Met onze expertise én ons netwerk van groei maken we jouw financiële functie toekomstbestendig. Neem contact met ons op en ontdek hoe we jouw organisatie verder kunnen brengen!
