Omgaan met verandering is belangrijk voor organisaties om succes in de toekomst te garanderen. Voor financials is het van belang om te kunnen gedijen in een snel veranderende omgeving. Toch worden velen nog steeds geconfronteerd met verouderde processen en repetitieve taken. Sylvester Persoon (specialist continu verbeteren) en René Preenen (business consultant) benadrukken dat langdurig succes alleen kan worden behaald door continu verbeteren.
Lean, ook bekend als continu verbeteren, is een methode die gericht is op het stroomlijnen van werkwijzen en processen binnen organisaties en teams met een sterke focus op procesbeheer. Sylvester: “Het gaat niet alleen om het verbeteren van financiële processen, maar ook om het optimaliseren van de gehele organisatie. Als verschillende teams diverse processen uitvoeren, is het verstandig om de organisatie op een procesgerichte manier te sturen. Dat kan worden bereikt met behulp van de Lean-methode, oftewel continu verbeteren. Het is belangrijk om samen te reflecteren: wat is er nodig om vooruitgang te boeken? Dit geeft medewerkers uiteindelijk een doel en zingeving.”
René benadrukt dat continu verbeteren een piramidale aanpak is waarbij mensen, processen en systemen met elkaar verbonden zijn: “Als manager richt ik me vooral op het gedrag dat binnen de organisatie wordt gestimuleerd. Hoe gaan medewerkers met elkaar om? Als we ervoor zorgen dat medewerkers plezier hebben in hun werk, kunnen we elke dag verbeteringen realiseren. Naast menselijke aspecten en processen speelt het management hierbij een cruciale rol.”
Procesgericht organiseren en sturen
Sinds mei 2023 begeleidt Sylvester de centrale accounting afdeling bij een auto-importeur. Hier worden de ‘order to cash’, ‘purchase to pay’ en ‘record to report’ processen uitgevoerd via een gedeeld servicecenter. Sylvester: “We hebben het proces opgesplitst in twee delen: procesgericht organiseren en procesgericht sturen. Momenteel richten we ons op procesgericht sturen, waarbij de drie elementen – proces, mens en systemen – samenkomen. Naast het vaststellen en implementeren van de aanpak voor het continu verbeteren, coach ik ook teamleiders en cluster managers. Hier ligt de sleutel: het management speelt een cruciale rol in het tonen van voorbeeldgedrag. In zowel groeps– als individuele gesprekken ga ik dieper in op zaken als: wat doen ze, hoe functioneert het team, en welke uitdagingen komen ze tegen. Daarna stellen we gericht een plan van aanpak op.”
Door zijn jarenlange praktijkervaring heeft René continu verbeteren inmiddels in zijn DNA zitten. “Een van de kernpunten in onze methode is dat mensen met een open blik naar de wereld leren kijken. We moedigen aan om je te verwonderen en vragen te stellen. Als je in een nieuwe omgeving komt, leidt dat tot nieuwe inzichten: waarom doen we dit eigenlijk in drie stappen terwijl één stap al voldoende is? Als managers het goede voorbeeld geven, zullen medewerkers dat gedrag overnemen. Dat resulteert in een constante opwaartse lijn binnen de organisatie. Wanneer je begrijpt waarom je iets doet, verander je het arbeidsgeluk.”
De juiste toolbox
Agium consultants hebben jarenlange praktijkervaring en brengen actuele kennis met zich mee. Ze kijken met een onbevangen blik naar de organisatie en schuwen niet om eerlijke feedback te geven, terwijl ze altijd op zoek zijn naar praktische oplossingen om klanten te ondersteunen bij hun transformatie. René benadrukt: “We zijn ervaringsdeskundigen en hebben bovendien een diepgaand zelfinzicht. Onze consultants beschikken over een breed scala aan tools, maar beschouwen deze niet als heilig. Wij geven geen advies dat we zelf niet in de praktijk kunnen brengen. Agium consultants zijn aanpakkers. Dit draagt echt bij aan de implementatie van verandering in plaats van alleen maar adviseren.”
Onderlinge ondersteuning
Als senior financials steunen de consultants elkaar. Sylvester: “Hoewel we allemaal met verschillende klanten werken, hebben we intern een consultantgroep om elkaar te versterken. We bespreken intervisies en uitdagingen die we bij klanten tegenkomen.” René voegt toe: “We helpen elkaar en vertrouwen op elkaars oordeel. We komen regelmatig een middag of een avond samen. Als iemand vastloopt tijdens een opdracht, is er altijd ruimte voor interne ondersteuning. Bovendien delen we ervaringen in onze WhatsApp-groep.”
Leer- en aanpassingsvermogen
De consultants hebben zelf ook een mindset van continu verbeteren en besteden aandacht aan hun professionele en persoonlijke ontwikkeling. Sylvester: “Het is belangrijk voor consultants om te werken aan hun persoonlijke ontwikkeling. Wie ben je als persoon, hoe handel je en hoe reageert de klant hierop? En wat kun je doen om te verbeteren? Het spreekt voor zich dat we vakgerelateerde artikelen lezen of webinars volgen om op de hoogte te blijven van de marktontwikkelingen. René voegt toe: “Netwerken is voor ons belangrijk. We wonen vaak een CFO-topbijeenkomst bij of organiseren CFO-diners vanuit Agium. Daarnaast geven we masterclasses over diverse onderwerpen, waarbij we proberen onze klanten te enthousiasmeren en hen te helpen hun mindset te vernieuwen. Continu verbeteren leidt in de praktijk tot verbeteringen op drie belangrijke gebieden: klanttevredenheid, medewerkerstevredenheid en efficiency. Zo stoom je een organisatie klaar voor de toekomst.”
Sylvester Persoon studeerde bedrijfskunde en werkte vervolgens als managementconsultant. In 2016 startte hij bij Agium als associate en werkt nu als specialist continu verbeteren.
René Preenen werkt sinds 2015 bij Agium. Als business consultant werkt hij aan projecten op het snijvlak van Finance en IT, incl. operational excellence.