Eind vorig jaar zag ik dit lijstje voorbijkomen met ‘rare woorden voor normale dingen op kantoor’. Mijn blik viel direct op nummer 13 ‘Optimaliseren – bezuinigen’. Als specialist op gebied van procesoptimalisatie en continu verbeteren werd ik hier verdrietig van. Doordat mensen dit soort berichten lezen creëren we direct een situatie van weerstand en onzekerheid en dat kan niet de bedoeling zijn.
Optimaliseren draait wat mij betreft niet om het verminderen van budgetten of het schrappen van banen. Het gaat om slimmer werken, waarde creëren en medewerkers ondersteunen in hun werk. In dit blog leg ik uit waarom (proces)optimalisatie belangrijk is, hoe het écht werkt en hoe je het kunt inzetten zonder focus op bezuinigingen.
Voor mij zijn de belangrijkste redenen om processen te optimaliseren de volgende.
- Verhoogde klanttevredenheid: snellere levertijden, minder fouten en een betere klantervaring zorgen voor een sterkere marktpositie.
- Hogere efficiëntie: verspilling in tijd en middelen wordt verminderd, waardoor medewerkers zich kunnen focussen op zinvol werk.
- Betere samenwerking: optimalisatie legt inefficiënties bloot en zorgt voor een soepelere samenwerking tussen teams en afdelingen.
- Ruimte voor innovatie: wanneer medewerkers niet vastzitten in logge processen, kunnen ze tijd en energie steken in vernieuwende ideeën en verbeteringen.
Procesoptimalisatie draait dus niet om de vraag “Hoe kunnen we dit met minder mensen doen?”, maar “Hoe kunnen we dit slimmer doen?”. Processen worden hierdoor efficiënter en het werk dat mensen doen verandert. Dit betekent niet automatisch dat medewerkers overbodig worden, maar de dingen die zij doen veranderen. Repetitieve taken worden geautomatiseerd, communicatie wordt gestroomlijnd en samenwerking verloopt efficiënter. Dit vraagt om aanpassingsvermogen bij medewerkers. Ze zullen nieuwe vaardigheden moeten leren en vaak ook een andere manier van denken.
Zo zullen medewerkers meer bezig zijn met analyseren van de knelpunten en bepalen wat beter kan. En zijn ze nieuwe technologieën en methoden aan het onderzoeken die toegepast kunnen worden. En daarnaast moeten alle verbeteringen geïmplementeerd worden in de dagelijkse werkzaamheden, zodanig dat de operatie gewoon door blijft gaan. Het is een continu proces van leren, verbeteren en aanpassen – niet een eenmalige bezuinigingsronde.
En die bezuinigingen dan?
Op de langere termijn zal procesoptimalisatie zeker leiden tot kostenreductie, maar door hier de focus op te leggen creëer je weerstand en angst bij medewerkers tegen de beoogde verandering. En dat helpt niet. Het gaat erom de juiste mindset te creëren die nodig is, waarbij het management een belangrijke trekkersrol heeft. Verandering is iets positiefs en als dit goed wordt begeleid leidt dit tot meer werkplezier, betere resultaten en een toekomstbestendige organisatie.
Hoe kun je er nu voor zorgen dat de focus niet op bezuinigen ligt. Voor mij zijn de volgende punten hierin belangrijk:
- Focus op waarde creatie: de vraag moet altijd zijn: “Hoe draagt dit proces bij aan onze missie en visie?” Niet: “Wat kost dit?”
- Betrek medewerkers: zij kennen de processen het best en weten waar de echte verbeterkansen liggen. Door hen actief te betrekken, wordt optimalisatie een gezamenlijke inspanning.
- Gebruik technologie strategisch: automatisering en digitale tools helpen om processen efficiënter en betrouwbaarder te maken, maar technologie is een middel – geen doel.
- Ondersteun medewerkers in de verandering: omdat werk verandert, is het essentieel om mensen de juiste middelen en training te geven om zich aan te passen. Dit voorkomt weerstand en vergroot de kans op een succesvolle implementatie van verbeteringen.
- Monitor en verbeter continu: optimalisatie is geen eenmalig project, maar een doorlopende manier van werken. Door regelmatig processen te evalueren en aan te passen, blijft de organisatie wendbaar.
Procesoptimalisatie als groeistrategie
Procesoptimalisatie moet geen synoniem zijn voor kostenreductie. Organisaties die willen groeien en excelleren, focussen op: kwaliteit, samenwerking en innovatie. Door processen slimmer in te richten, creëer je meer waarde – niet alleen financieel, maar ook in klanttevredenheid en werkplezier. En laten we niet vergeten: optimaliseren betekent niet dat mensen overbodig worden. Het betekent dat werk verandert – en als mensen de kans krijgen om mee te veranderen, wordt het alleen maar beter.
Laten we stoppen met procesoptimalisatie te zien als een besparingsmaatregel en het gaan zien waar het werkelijk voor is: een investering in een betere toekomst.
