Welke impact heeft een crisis op de bedrijfsvoering? COVID-19 maakte dat besluitvorming niet langer kon duren dan twee dagen. Er is aangetoond – hoe vervelend de aanleiding ook was - dat besluitvorming in crisistijd heel snel kan en er binnen enkele dagen veranderingen worden doorgevoerd, opgepakt en uitgevoerd.

Als er vluchtelingen in een gemeente hulp nodig hebben, dan wordt er met elkaar de schouders onder gezet om mensen uit een conflictgebied welkom te heten en te ondersteunen. Dat is het mooie van werken bij een publieke organisatie als een gemeente; de mens staat centraal.

In tijden van crisis volgt de oprichting en inrichting van een crisisteam met vraagstukken als:

De impact op de reguliere werkzaamheden is enorm, alsook de overlap of frictie met andere doelstellingen. Dit brengt met zich mee dat de financiering van (crisis)maatregelen moet worden bekeken en de risico’s op korte en lange termijn. De rol van de financial/controller is hierin een essentiële. Hij moet flexibel en oplossingsgericht zijn, zonder beschikbare voorschriften of een blauwdruk, een continu integraal inzicht in de (financiële) ontwikkelingen hebben en zijn netwerk kunnen inzetten.

Mattijs Hoogendoorn, controller Gemeente Krimpenerwaard, onderstreept dat het niet alleen de bedrijfsvoering is die moet worden opgepakt, maar juist ook de financiële processen. Hoe flexibeler en adequater dit wordt gedaan, hoe beter.

‘Wat kan automatisering voor jouw team betekenen?’

De tijd dat er tijd genoeg was om een besluit te nemen op basis van weinig data, is voorbij. We werken nu in datagedreven organisaties en kunnen meer en meer inzichten uit data halen. En deze data nemen alsmaar toe. Bij goed gebruik is de organisatie agile, kunnen er sneller besluiten worden genomen en worden ingespeeld op veranderende omstandigheden.

Met Business Intelligence weten we waar we naar zoeken, waarover we geïnformeerd willen worden. Vervolgens verkrijg je met (Big) Data Analytics aanvullende inzichten, waarbij software (verborgen) inzichten levert over trends en patronen in de data. Deze patronen en trends zullen we wel moeten beoordelen op geschiktheid en bruikbaarheid. Als deze bruikbaar zijn, dan vormt dat de basis om betere voorspellingen te kunnen doen. Alles bij elkaar noemen we dit Data Science, wat staat voor het vermogen om de juiste data te selecteren, te doorgronden, te verwerken en toe te passen. Om uiteindelijk de waarde van de data te bepalen, deze goed te gebruiken, te visualiseren en de inzichten te delen.

De (financiële) ambtenaar van de toekomst is er één die (nog meer) vertrouwd is met data, en zich tenminste nog meer bewust is van de valkuilen, maar ook de kracht van data. En daarmee bewuster bezig is met de waarde van data, het gebruik voor de juiste inzichten en betere voorspellingen.

‘Visie op ontwikkeling’

Van ad hoc naar structureel; dat klinkt toch als muziek in de oren? Ook in tijden van crisis. Waar staan we nu? Waar gaan we heen? Er zijn middelen die snel – binnen een dag – kunnen worden ontwikkeld, waarin bepaalde geautomatiseerde stromen worden vastgelegd. De volgende generatie, Generatie Z, geeft je team en je organisatie de kans om dit op te pakken. In combinatie met de huidige kennis en kunde die er nu is binnen de publieke sector een gouden team. Zoals we schreven, veranderen organisaties continu. Om niet volgend en passief te zijn, moet je zorgen dat jij die verandering bent. Dat betekent investeren in:

Organisaties presteren beter als alle generaties zijn vertegenwoordigd. Wil je dat oudere generaties goed met jongeren samenwerken? Dat vraagt van oudere werknemers dat zij zich aanpassen. Het aansluiten van de nieuwe generatie vergt meer dan het neerzetten van een pingpongtafel op kantoor. Dit is niet eenvoudig; als je betrokken en persoonlijk wilt transformeren, dan kost dat nu eenmaal veel tijd. Maar de sleutel ligt wel bij de oudere generatie.

Jongeren willen uitgedaagd worden en vragen om een stip op de horizon. Vaak weten ze alleen niet precies hoe ze dat moeten doen. En vooral daar kunnen de oudere generaties bij helpen, door hun ervaringen met ze te delen. Dan kunnen we samen impact én het verschil maken.

Mattijs Hoogendoorn, Cindy Smeele en Wim Verheij spraken 5 oktober op de ronde tafel ‘Ambtenaar van de Toekomst voor het Financiële Domein’. Agium Public Finance wil een bijdrage leveren aan het optimaliseren en verjongen van de financiële afdeling in de publieke sector. Samen het verschil maken.

Benieuwd naar de manieren waarop je in kan spelen op de vraagstukken waar veel publieke financiële afdelingen mee te maken hebben? Bekijk deze pagina.