Het is een beetje het kip-en-ei-probleem: organisaties willen wel continu verbeteren, maar de bestaande, vaak verouderde, werkwijzen en systemen maken dit onmogelijk. Werkzaamheden kosten vaak veel tijd en energie, terwijl veel medewerkers steeds weer de bedrijfsvoering in worden getrokken om ad-hoc taken op te pakken. Om Continuous Improvement succesvol in te voeren, zijn veranderingen noodzakelijk.
Wij geven je drie tips, zodat je direct met continu verbeteren aan de slag kunt!
1. Reserveer tien procent van je capaciteit voor Continuous Improvement
Continu verbeteren kost tijd en energie, maar betaalt zich binnen een mum van tijd weer terug. In logische werkprocessen, efficiënter (samen)werken en een flexibele organisatie die constant in staat is om op de tijdgeest in te spelen.
Wil je van Continuous Improvement een integraal onderdeel van je bedrijfsvoering maken? Dan zul je hier wel capaciteit voor vrij moeten maken. Wij adviseren altijd om minimaal tien procent van de beschikbare capaciteit structureel te reserveren voor continu verbeteren. Dat is voldoende om impact te maken binnen je organisatie, zonder dat dit de dagelijkse bedrijfsvoering hindert.
Door structureel capaciteit vrij te maken voor continu verbeteren, ontstaat er langzaam maar zeker een cultuur waarbinnen veranderen ook echt serieus wordt genomen. In plaats van dat change altijd maar tussen de bestaande werkzaamheden door moet gebeuren (en daardoor veel minder succesvol is). Een eerste belangrijke stap dus!
2. Maak processen inzichtelijk met behulp van een vijfstappenplan
Recent organiseerden we met Agium een breakout-sessie tijdens de najaarseditie van ‘Finance on a Mission’, met als thema: klant gedreven finance. Agium-oprichter Robbert van Adrichem schreef hier laatst al een blog over. En haakt daarin perfect aan op dé vraag waar veel CFO’s mee zitten: waar moeten we überhaupt beginnen?
Of we het nu hebben over je finance-organisatie klant gedreven inrichten of Continuous Improvement binnen je organisatie uitrollen: het begint hoe dan ook met inzicht verkrijgen. Wil je als CFO met continu verbeteren aan de slag? Begin dan eerst met…
- Je processen in kaart te brengen.
- Te achterhalen wie precies je klanten zijn binnen deze processen.
- Helder te krijgen wat de behoeften van deze klanten zijn.
- Te verduidelijken waar in het proces je de behoeften van deze klanten wel weet te vervullen en waar niet. Waar voeg je waarde toe en waar ontbreekt dit nog?
- Vervolgens kun je gericht gaan sturen op het leveren van toegevoegde waarde. Zo ben je dus al met continu verbeteren bezig!
3. Ga voor first time right en zet je beste mensen aan het begin van het proces
Hoewel finance vanuit haar control-functie uitstekend in staat is om te signaleren waar het binnen processen beter kan, wordt ze nog te vaak als een laatste schakel beschouwd. En komt dat wat er eerder in het proces foutging, uiteindelijk altijd op het bordje van finance terecht. Met als gevolg dat finance steeds brandjes aan het blussen is.
Klinkt eenvoudig, niet?
En tóch zien we dat het nog heel vaak fout gaat. Niet geheel verrassend ook: uit het onderzoek van ‘Finance on a Mission’, waar wij jaarlijks aan meewerken, blijkt dat er een flinke perceptiekloof bestaat tussen Finance en de rest van de organisatie. In het onderzoeksrapport lees je daar meer over.
We kijken daarom graag met je mee, om te zien waar je op het vlak van Continuous Improvement snel stappen kunt zetten. Ga je voor first time right, dan streef je er juist naar dat alles in één keer goed gaat, dus zonder de brandjesblussers van finance. En zet je daarbij de mensen die direct problemen op kunnen lossen óf weten wie daartoe in staat is vooraan in het proces? Dan creëer je binnen de rest van de organisatie weer ruimte voor Continuous Improvement. En benut je finance veel meer op haar potentieel.
