Blog geschreven door Michael van Asperen Agium Community Manager.
Herkenbaar? Een collega komt op je afdeling en zegt, “ik heb nu iets gelezen! Hier moeten we wat mee doen! Dit gaat onze finance afdeling veranderen!” Interessant, wat is dit wondermiddel dan? “Robotics“, zegt je collega. Dit gaat al het domme werk uit handen van onze mensen nemen, alles wat repetitief is gaat eruit en alleen de “leuke” dingen blijven over, dankzij AI. Dan kunnen we echt waarde toe gaan voegen. Het is ook heel simpel toe te passen. Kijk al deze bedrijven die ons hiermee kunnen helpen. Jaren geleden begon deze hype en nog steeds hoor je mensen hierover, hoewel het tegenwoordig RPA genoemd wordt. Veel organisatie zijn hierop gedoken en gaan experimenteren met Robotisering. Ze zijn gaan kijken naar waar er repetitief werk zat en waar een robot het kon wegnemen.
Als eerste laat ik wel stellen dat het altijd goed is om te experimenteren met nieuwe technologieën. Door dit op kleine schaal te doen ga je leren en ga je zien waar de waarde echt van een toepassing/tool of techniek zit. Het heeft inzichten gegeven, als ik mijn eigen analyse hierop los mag laten.
Het grappige is dat mensen bij robotisering heel snel denkt aan een robot. Maar we zien op finance afdelingen geen hordes aan robots rondlopen. De robot in dit geval is niks meer dan een scriptje op je computer die geprogrammeerd wordt om een simpele taak uit te voeren. Helaas, we zien geen “terminators” op de werkvloer. We zijn gaan kijken in ons proces waar een “lek” zat. Waar in ons proces zit een gat wat nu handmatig gedaan wordt, wat zo simpel is dat het geautomatiseerd kan worden. Er waren er genoeg! En het leverde inderdaad een besparing, qua tijd en mensen op. Echter wat er nog wel eens vergeten werd is dat een robot geprogrammeerd is en dat wanneer een proces veranderd… de robot niet meer werkt. Bij sommige bedrijven ontstonden er hele afdelingen die de robots ging “onderhouden”. Naar mijn idee ontstond daar de eerste “denkfout” in het toepassen van Robotics, we zijn vanuit de robot gaan denken.
Het kwartje viel bij mij na 2 discussies die kort op elkaar volgde. Tijdens een discussie met als titel “robotics is ductape” legde iemand de vinger op de zere plek. We moeten niet kijken naar waar we robotics toe gaan passen. We moeten ons end to end proces onder de loep nemen. Dit proces moeten we analyseren en gaan kijken binnen de systemen en tools die we hebben hoe gaan we dit efficiënt inrichten, wat kunnen we automatiseren en wat kunnen we op dit moment nog niet automatiseren. Alles wat je met bestaande middelen kan automatiseren moet je doen. Als je dat doet en je hele proces doorloopt ga je zien dat nog niet alles mogelijk is. De bestaande software heeft vaak nog blinke vlekken. Ergens is nog een “lek”. Dit “lek” ga je dan tijdelijk oplossen met RPA met daarbij in het achterhoofd houdend dat het tijdelijk is. Er komt een moment dat je ook dit in bestaande systemen met software kan oplossen. Het is dus een tijdelijke fix, duct tape. Heel effectief, heel handig, maar tijdelijk.
Kort daarna in een andere discussie vertelde iemand, ja ik ben ook naar robotics aan het kijken en we willen het ergens toepassen. Een andere deelnemer aan het gesprek was mij helaas net voor en zei waarom draai je het nu om? Misschien heb je het helemaal niet nodig.
Neem je processen regelmatig onder de loep en bedenk wat ik kan met bestaande middelen verbeteren en waar het niet kan moet je misschien RPA toe gaan passen, maar niet ten koste van alles. “Bezint eer ge begint!” en laat je niet meeslepen door mooie verhalen en dure oplossingen die misschien helemaal niet nodig zijn.